Iedereen moet zijn steentje bijdragen in het behoudt van ons milieu, dat telt ook op kantoor. Vandaar dat veel organisaties een paperless office of een papierarm kantoor nastreven. Met een papierarm kantoor bedoelen we dat er duurzamer wordt omgesprongen met papiergebruik op kantoor. Op die manier ligt je bureau niet vol met hoopjes papier, oude folders en een overvolle papierbak.
In dit artikel geven we je een aantal tips mee over hoe je een paperless office kan bereiken.
1. Gebruik een scanner in plaats van een kopie. De meeste kopieerapparaten zijn tegenwoordig uitgerust met Wifi en een scanner. Je kan dus je scan meteen doorsturen naar de gewenste persoon of naar je eigen inbox. Het is dus niet meer nodig om het document af te printen voor je ermee aan de slag kan.
2. Stap af van het papieren back-up principe. Sla je documenten op in een externe harde schuif of een storage programma online, bijvoorbeeld Dropbox. Deze techniek zal de papierberg in je organisatie aanzienlijk verkleinen en het is trouwens veel makkelijker om documenten terug te vinden met een elektronisch systeem.
3. Wanneer je de stap naar een paperless office zet, weet dan dat dit een proces is. Je kan niet van de ene dag op de andere al het papier op de werkvloer verbannen. Probeer één kanaal per keer onder handen te nemen. Probeer bijvoorbeeld eens alle inkomende facturen te scannen in plaats van te kopiëren en voer dit principe door naar alle inkomende correspondenties.
4. Herschik je bureau. Zorg ervoor dat je bureau open is en dat het je ontmoedigt om het vol te leggen met papieren stapels. Verwijder opberglades en farde houders zodat je ook mentaal niet meer uitgenodigd wordt om met papier te werken. Na een tijdje zal je beseffen hoe onnodig al die opberglades eigenlijk waren. Het helpt ook om het kopieermachine verder weg van de werkvloer te plaatsen. Je zal zien dat je werknemers minder geneigd zullen zijn om er gebruik van te maken.
5. Een paperless office is geen papiervrij kantoor. Ook al probeer je de papierstroom te beperken, de kans is groot dat er toch nog papier de ronde zal doen op kantoor. Niet alle klanten zijn gediend met een elektronische fax of factuur. En niet alle mensen zijn trouwens even actief online waardoor je sneller een reactie zal krijgen op een brief dan op een e-mail.
6. Om je idee van een paperless office te laten slagen zal je ook iedereen op de werkvloer warm moeten maken. Dit wil zeggen dat niet alleen de bedenker maar ook de collega’s, de sympathisanten, het management en zelfs de receptie het idee moet toepassen. Enkel op die manier zal je de perceptie binnen het bedrijf volledig kunnen omgooien.
7. Wanneer je geen milieu liefhebber bent dan nog is het aan te raden om mee te werken aan een paperless office. Door verstandig om te springen met papier help je niet alleen de bomen en het milieu maar ook je eigen portefeuille. Doordat je minder papier gebruikt zullen de papierkosten, de verzendingskosten, stockage kosten en print kosten omlaag gaan. Je zal ook tijd besparen omdat het elektronisch zoeken naar een oud document efficiënter zal verlopen.